Digitale Transformation

Wie steigert man Produktivität, Durchsatz und Liefersicherheit spürbar, ohne das Tagesgeschäft zu gefährden? Genau das wurde in einem Projekt gemeinsam mit einem Schweizer Produktions- und Handelsunternehmen erreicht.

Die Herausforderung
Die Ausgangslage war typisch für viele gewachsene Organisationen: Prozesse hatten sich über Jahre entwickelt, waren nur teilweise dokumentiert und wurden stark durch Erfahrung statt durch klare Strukturen gesteuert.

Im operativen Alltag funktionierte vieles – jedoch mit versteckten Ineffizienzen:

• Abstimmungen zwischen Verkauf und Logistik erfolgten manuell und reaktiv
• Fehlende Transparenz über den Status von Aufträgen erschwerte die Zusammenarbeit und führte unter anderem zu Rüstfehlern
• Fehlende Kontrollmechanismen im Picking führten zu aufwendiger Nacharbeit
• Abläufe waren nicht dokumentiert und wurden je nach Person unterschiedlich ausgeführt

Besonders herausfordernd war, dass ein Gesamtbild der End-to-End-Prozesse fehlte. Dadurch blieben Ursachen von Fehlern oft verborgen und Optimierungen beschränkten sich auf einzelne Bereiche statt auf das Gesamtsystem.

Unser Ansatz
Affinitas wählte ein pragmatisches vorgehen: Schritt für Schritt, nah am Tagesgeschäft.

Zu Beginn wurden die bestehenden Prozesse systematisch sichtbar gemacht, nicht nur durch Workshops, sondern auch durch gezielte Analyse von Systemdaten und Auffälligkeiten (z. B. Bestandsabweichungen oder Prozessbrüche). So konnten auch bislang unbekannte oder implizite Abläufe identifiziert werden.

Parallel dazu wurden die Mitarbeitenden von Anfang an aktiv eingebunden. Statt Lösungen vorzugeben, wurden diese gemeinsam erarbeitet. Das erhöhte nicht nur die Qualität der Lösungen, sondern vor allem die Akzeptanz im Betrieb.

Die Umsetzung erfolgte iterativ in kleinen, kontrollierten Schritten:

• Einführung eines digitalen Cockpits für die durchgängige Steuerung vom Auftrag bis zur Auslieferung
• Klare Definition von Status und Verantwortlichkeiten entlang der Prozesse
• Harmonisierung der Abläufe zwischen Administration und Lager
• Gestaffelte Einführung mit direktem Feedback aus dem operativen Betrieb

Dieses Vorgehen ermöglichte eine kontrollierte Umsetzung ohne grosse Risiken und stellte sicher, dass nur Lösungen umgesetzt wurden, die im Alltag tatsächlich Mehrwert bringen. Die Mitarbeitenden wurden aktiv in die Transformation eingebunden und konnten als Mitwirkende den Veränderungsprozess mitgestalten.

Das Ergebnis
Die Wirkung war schnell und nachhaltig sichtbar:

• Deutlich weniger Fehler im Picking und damit weniger Nacharbeit
• Spürbare Effizienzsteigerung in den operativen Abläufen
• Klare und verbesserte Abstimmung zwischen Verkauf und Logistik
• Höhere Prozessstabilität durch transparente Abläufe und Verantwortlichkeiten

Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die hohe Motivation der Mitarbeitenden. Durch die aktive Einbindung entstand eine positive Dynamik im Projekt.

Oder, wie es ein Projektverantwortlicher treffend formulierte:
„Es hat Spass gemacht und es entstand eine Vorwärts-Stimmung.“

Der Mehrwert
Das Projekt zeigt exemplarisch, wie modernes digitales Prozessmanagement entlang der gesamten End-to-End-Logistik wirkt:

Mehr Produktivität, höherer Durchsatz und verbesserte Liefersicherheit – ohne unnötige Komplexität.

Materialfluss, Prozessstabilität und Lieferperformance wurden nachhaltig verbessert. Entscheidend dabei: Die Lösungen sind nicht nur konzipiert, sondern im Betrieb verankert und werden von den Mitarbeitenden aktiv gelebt.

Über den Autor
Marc Gilomen ist Interim- und Projektmanager, sowie Unternehmensentwickler bei Affinitas.