Martin Weber
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ERP- und Applikationsprojekte gehören zu den strategisch wichtigsten Vorhaben in KMU und gleichzeitig zu den riskantesten. Nicht weil die Systeme schlecht wären, sondern weil Struktur, Klarheit und Erfahrung im Projekt fehlen.
Neue regulatorische Anforderungen, technologische Weiterentwicklungen oder der Ersatz bestehender Systeme zwingen Unternehmen regelmässig zum Handeln. Was im Alltag gut funktioniert, wird bei grösseren ERP- oder Applikationsprojekten jedoch schnell zur Herausforderung. Das Tagesgeschäft läuft weiter, Ressourcen sind knapp und Projekterfahrung für einmalige Vorhaben fehlt.
Das Problem liegt selten in der Technik, vielmehr in der Organisation des Projekts.
Warum viele ERP-Projekte ins Stolpern geraten
In unserer Praxis begegnen uns immer wieder ähnliche Muster: Projekte starten ohne klar definierte Ziele, Anforderungen sind unvollständig oder widersprüchlich formuliert, Entscheidungen werden vertagt oder zu spät gefällt und nach dem Go‑Live fehlt häufig die interne Verankerung. Die Folgen sind Verzögerungen, Zusatzkosten und Frustration bei Mitarbeitenden sowie Systeme, die zwar eingeführt werden, im Alltag jedoch keine nachhaltige Akzeptanz finden.
Projektinitialisierung als Erfolgsfaktor
Die Initialisierung ist der wichtigste Projektschritt und wird dennoch häufig unterschätzt, da vor dem Start eines ERP‑ oder Applikationsprojekts zentrale Fragen verbindlich geklärt werden müssen. Dazu gehört, was das System tatsächlich leisten soll und was bewusst nicht, welche Prozesse konkret betroffen sind, welche Ressourcen realistisch zur Verfügung stehen sowie welche Risiken akzeptiert werden können und welche nicht. Bleibt diese Klärung aus, entstehen Projekte, die zwar formal voranschreiten, inhaltlich jedoch in die falsche Richtung laufen.
Neutrale Projektleitung schafft Klarheit und entlastet
Gerade im KMU‑Umfeld fehlt oft die Kapazität oder Erfahrung, um ERP‑ und Applikationsprojekte intern zu führen. In solchen Situationen bewährt sich eine neutrale und unabhängige Projektleitung, die Anforderungen strukturiert aufnimmt und priorisiert, zwischen Business und IT verständlich übersetzt, Lieferanten professionell steuert sowie Entscheidungen vorbereitet und transparent macht.
Affinitas übernimmt diese Rolle seit vielen Jahren als praxisnaher Sparringspartner für Geschäftsleitungen, Fachbereiche und IT und sorgt dafür, dass Projekte effizient geführt, Organisationen entlastet und nachhaltige Ergebnisse erzielt werden.
Methodik ist Mittel zum Zweck aber nicht das Ziel
ERP‑ und Applikationsprojekte unterscheiden sich stark in Umfang, Risiken und organisatorischem Umfeld. Deshalb setzen wir bewusst auf hybride Vorgehensmodelle, die klassische Projektmanagement‑Elemente, agile Werkzeuge und eine gesunde Portion Pragmatismus verbinden. Der Erfolg einer Methode zeigt sich daran, ob Fortschritt sichtbar bleibt, Entscheidungen getroffen werden und die Mitarbeitenden aktiv mitgenommen werden.
Nachhaltiger Nutzen statt kurzfristiger Einführungserfolg
Ein ERP‑Projekt gilt dann als erfolgreich, wenn Prozesse im Alltag spürbar einfacher werden, Mitarbeitende das System akzeptieren und aktiv nutzen und die Organisation nach Projektabschluss selbstständig weiterarbeiten kann. Genau deshalb begleiten wir unsere Kunden nicht nur bis zum Go‑Live, sondern auch darüber hinaus, mit gezielter Schulung, klarer Dokumentation, strukturierter Übergabe in den Betrieb und einem sauberen Projektabschluss.
Ausgewählte Referenzprojekte
- Gesamtprojektleitung für Evaluation und Einführung eines ERP-Systems
- Analyse von Prozessen und Abläufen, Anforderungsaufnahme und Realisierung mit Lösungspartnern
- Einführung von MRP und Materiallogistik mit mehreren physischen Lagerorten
- Kundenspezifische Erweiterungen zur Rückverfolgbarkeit in der Elektronikproduktion
- Migration und Zusammenführung unterschiedlicher Systeme im Rahmen einer Firmenfusion
- Einführung von Barcode-, Etikettendruck- und Scannerlösung in der Logistik
- Einführungsprojekt im Pharma-Umfeld nach GMP-Standard
- Erstellung und Umsetzung von Berechtigungskonzepten inkl. Parametrierung
- Entwicklung von ERP-Schulungskonzepten und Organisation von Ausbildungssequenzen
- Anbindung eines Warehouse-Management-Systems an ein ERP
- Update eines Mehrmandantensystems in der Baubranche
- Evaluation eines MES-Systems
- Einführung eines Online-ERP-Systems in einem Kleinunternehmen
Fazit
Erfolgreiche ERP- und Applikationsprojekte entstehen dort, wo Struktur, Erfahrung und klare Verantwortung zusammenkommen. Nicht durch Aktionismus, sondern durch saubere Vorbereitung, klare Entscheidungen und konsequente Umsetzung.
Über den Autor
Martin Weber ist Interim- und Projektmanager, sowie Unternehmensentwickler bei Affinitas.
