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E-Mail-Kultur verbessert Projektarbeit

E-Mail-Flut und ineffiziente Meetings trifft man überall an. Jeder kennt es aus eigener Erfahrung und lebt damit. Mit einfachen Mitteln kann die Projektarbeit im Bereich der Informationskultur verbessert werden.

Wer kennt es nicht. Das Postfach ist voll ungelesener Emails und täglich kommen neue dazu. Und leider sind viele der Nachrichten nicht von Relevanz. Neben Werbemails und privaten Nachrichten sind oft die internen E-Mails das grösste Problem. Die Flut entsteht durch fehlende Vorgaben und Richtlinien. Als externer Projektleiter in verschieden Firmen und Organisationen tätig, sieht man Unterschiede und man kann oftmals mit der neutralen Aussensicht Problemfelder besser erkennen. Email-FlutNicht nur bei Prozessen, sondern auch bei Meetings, der Organisation, der Informationskultur oder eben auch beim E-Mail. Wir bei Affinitas haben uns mit der Thematik auseinandergesetzt. Wir stellen fest, dass zwar viele Mitarbeiter in Firmen an der E-Mail-Flut leiden, aber niemand die Thematik gesamthaft angeht. Produktionslinien werden im Sekundenbereich optimiert, mit dem E-Mail verbringt man Stunden. Nicht nur die Menge spielt eine Rolle, sondern auch wozu die dieser Informationskanal verwendet wird. Gerade in der Projektarbeit ist für uns die Informationskultur mit den drei Hauptthemen  Email, Meeting und Ablage der Dokumentation / Information ein entscheidender Erfolgsfaktor. Im weitesten Sinn kann man hier auch von Wissensmanagement sprechen, denn es geht darum, Informationen zu finden und zu verarbeiten, zu transportieren und wieder abzulegen.

Als der Brief durch E-Mail ersetzt wurde

Die regelmässigen Diskussionen über die Kosten von Briefpost macht etwas klar: Müsste man für jede Adresse im cc Geld zahlen, würde die E-Mail-Flut signifikant gedämmt. Wenn Vorgesetzte dann noch vorleben, möglichst alles an alle zu senden, dann ist die E-Mail-Flut in der ganzen Organisation die logische Folge. Dabei kann man mit ein paar einfachen Regeln eine Informationskultur etablieren, wodurch wertvolle Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten gewonnen werden kann. Eindeutiger Betreff, nur wenige Adressaten, klare und kurze Mails jeweils nur zu einem Thema, mit cc bewusst umgehen etc. Auch der zeitliche Aspekt ist zu berücksichtigen. Wer sofort etwas wissen muss, der nimmt besser das Telefon. Man darf nicht erwarten, dass E-Mails sofort bearbeitet werden.

Entwicklung einer Informationskultur

Heute gibt es für alle Problemstellungen Apps und Software. Man kann sich sehr lange mit der Einführung eines Tools beschäftigen. Dabei geht zuletzt der Nutzen für den User unter und die Kosten in der IT-Abteilung hoch. Oft helfen jedoch schon pragmatische Ansätze, obschon sie banal klingen. In Mandaten versuchen wir daher in unserem Wirkungskreis möglichst schnell kleine Verbesserungen zu erzielen. So kann man in einem Projektteam Kommunikationsregeln definieren und Meetings sauber mit Agenda und Protokoll führen und somit mit Vorbildfunktion arbeiten. Am Anfang muss man auch den Mut haben, Mitarbeiter auf gewisse Punkte hinzuweisen. Wer sagt gerne einem Auftraggeber „bitte Betreff in E-Mails besser formulieren“. Das ist unangenehm aber sehr wirkungsvoll.

Soll die Informationskultur in der Firma an sich weiter entwickelt werden, setzt Affinitas auf die Methoden der Firma 2ease AG www.2ease.de. Die cleveren Werkzeuge unterstützen den heutigen Kopfarbeiter optimal – zum Beispiel 2ease®SInfo für eine bessere Informationskultur.

 
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